Nicht die Organisation beim Empfänger abladen
Besprecht im Team, was fehlt: der gemeinsame Gruß, ein zugesagtes Geschenk oder beides. Sucht keine Person, die vor dem ehemaligen Kollegen öffentlich die Schuld übernimmt. Entscheidend ist, dass die Wertschätzung jetzt ankommt.
„Hallo Jana, bei deinem Abschied haben wir unseren gemeinsamen Gruß nicht rechtzeitig organisiert. Das tut uns leid. Wir möchten uns trotzdem noch für die Zusammenarbeit bedanken und dir die Karte vom Team zukommen lassen. Welche Übergabe wäre für dich angenehm?“
Dieser Text benennt das Versäumnis. Er verspricht weder ein großes Nachholfest noch verlangt er, dass die Person euch beruhigt.
Die Geste passend nachholen
Eine Karte mit konkreten Erinnerungen kann persönlicher sein als ein hastig gekauftes teures Geschenk. Bittet um kurze Beiträge mit einem klaren Abgabetermin. Wählt eine Erinnerung, die die betreffende Person gern lesen dürfte und keine vertraulichen Informationen enthält.
Wurde ein bestimmtes Geschenk zugesagt, klärt offen, ob es noch sinnvoll ist. Ein längst vergangener Veranstaltungstermin lässt sich nicht einfach nachreichen. Schlagt eine Alternative vor, statt so zu tun, als hätte sich nichts verändert.
Kontakt nach dem Austritt
Nutzt einen vereinbarten Kontaktweg. Wenn ihr keine private Anschrift habt, fragt danach oder bietet eine digitale Übergabe an. Schickt die Karte nicht ungeprüft an eine alte Adresse. Die Person muss für eine verspätete Geste nicht extra ins Büro kommen.
Danach den Ablauf verbessern
Legt für kommende Abschiede eine zuständige Person und eine Vertretung fest. Ein kurzer Eintrag mit Datum, Karte und Übergabe reicht. Erzählt dem Empfänger nicht ausführlich von eurem neuen Organisationssystem; das ist eure interne Aufgabe. Nach dem Dank darf der Abschied abgeschlossen sein.
Soll sich die Arbeit künftig besser verteilen? Dazu passt der Beitrag Gruppengeschenke organisieren, ohne dass eine Person alles erledigt.